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Digitalisierung heimischer Akten? Mögen viele nicht

Sorge vor Hackern Digitalisierung heimischer Akten? Mögen viele nicht

Das papierlose Büro kommt – aber in sehr unterschiedlichen Geschwindigkeiten. Während Unternehmen auch ihre Verwaltungen auf Effizienz trimmen und deshalb die Drucker aus möglichst vielen Fluren verbannen, halten die Arbeitnehmer daheim an der Zettelwirtschaft fest. Auf der CeBIT werden technische Alternativen aufgezeigt.

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Jeder deutsche Haushalt hortet im Schnitt sieben Aktenordner.

Quelle: Fotolia

Hannover. In jedem Haushalt stehen im Schnitt sieben Aktenordner im Regal, wie eine Umfrage des IT-Verbandes Bitkom ergeben hat. Jeder Fünfte hortet demnach sogar zehn Ordner und mehr.

Der Hang zu alten Gewohnheiten geht dabei offenbar einher mit einer verstärkten Sorge vor Datendiebstählen. 44 Prozent der Befragten hätten Angst, dass Unbefugte bei der digitalen Übertragung auf ihre Unterlagen zugreifen, berichtet Bitkom – jeder Fünfte befürchte, dass Dokumente auf diesem Weg verloren gingen. Bei der Umfrage vor vier Jahren waren diese Bedenken noch nicht so ausgeprägt.

Die Branche müsse also noch Überzeugungsarbeit leisten, sagte Jürgen Biffar, Chef des Bitkom-Bereichs Enterprise Content Management (ECM), der sich mit dem digitalen Umgang mit Daten befasst: „Die Gefahr, dass einem im Zug der Laptop mit wichtigen Daten geklaut wird, ist sehr viel höher als dass Hacker beim Angriff auf eine Cloud erfolgreich sind.“

Trotz eines Hangs zu alten Gewohnheiten zeigen sich die Deutschen aufgeschlossen für neue digitale Möglichkeiten zur Ablage ihrer Dokumente: Fast jeder dritte Bundesbürger möchte Unterlagen wie Rechnungen und Verträge am liebsten per E-Mail erhalten – damit hat sich der Anteil im Vergleich zum Jahr 2013 verdoppelt. Jeder Vierte scannt seine Dokumente selbst ein oder fotografiert sie mit dem Smartphone.
Ein großer Teil der Bevölkerung ist mit solchen Möglichkeiten jedoch noch nicht vertraut. Knapp der Hälfte der Befragten hat keinen Zugriff auf die notwendige Technik, jeder Achte kann mit Apps, Cloudspeicherdiensten oder externen Datenträgern nicht umgehen. Für die Branche liegt somit eine breite Käuferschicht brach. „Dabei sind leistungsfähige Scanner mit Einzelblatteinzug längst für Privatnutzer erschwinglich“, sagte Biffar.

Branche ist optimistisch

Doch selbst wer die digitale Ablage nutzt, mag sich vom Papier nicht trennen: Nur 8 Prozent der Befragten werfen Unterlagen nach dem Scannen weg – eine Mehrheit hebt alle Dokumente zweifach auf, rund ein Drittel heftet zumindest als wichtig erachtete Unterlagen ab. „Der Umstieg ist im Gang“, sagte Biffar. „Aber er kommt nur langsam voran.“

Die Geschäfte der professionellen Datenverwahrer behindert das kaum. Nach Einschätzung des Bitkom wächst der deutsche ECM-Markt in diesem Jahr um 4,5 Prozent auf 1,9 Milliarden Euro. Vier von fünf Unternehmen rechnen mit höheren Umsätzen und wollen neue Mitarbeiter einstellen.     

Aussteller helfen beim Umstieg ins Digitale

Die digitale Datenablage und Registratur kann noch so ausgefuchst sein – wenn es jedoch darauf ankommt, ein Dokument schnell zu finden, beginnt oft die hektische Suche. Der finnische Anbieter
M-Files verspricht hier Abhilfe: Mit seinem System werden Dokumente nach ihrer Wichtigkeit verwaltet und nicht nach „äußeren Merkmalen“ wie dem Format oder dem Bearbeiter. Halle 3, Stand D 19

Die Suche erleichtern möchte auch Amagno aus Oldenburg. Ihre Software soll nicht nur die Position aller Dokumente in der Datenbank kennen, sondern auch deren Inhalt – die Wahl eines Begriffs per Mausklick genüge, um sich alle passenden Dokumente in der Vorschau anzeigen zu lassen, verspricht die Firma. Halle 3, Stand K 20

Und das Altpapier? Kein Problem, heißt es bei Epson. Das eigene „Paperlab“ könne Dokumente zerfasern, um daraus neues Papier zu produzieren. Das verkürze den Entsorgungsweg und nutze der Umwelt. Halle 3, Stand D 17     

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