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Smarte Helfer für den Arbeitsalltag

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Viel Arbeit, wenig Zeit – und jede Menge Chaos im Kopf: Angesichts zunehmender Arbeitsverdichtung kommen vor allem notorische Aufschieber schnell ins Schleudern. To-do- und Mindmapping-Apps wollen Struktur und Effizienz in die Arbeit bringen.

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Nichts mehr auf die lange Bank schieben: Apps können beim Zeitmanagement und bei der Arbeitsorganisation helfen.

Quelle: iStock/Fotolia (2)

Es ist ein sperriger Begriff für einen weitverbreiteten Wesenszug: Prokrastination – unter Psychologen als Erledigungsblockade bezeichnet, im Volksmund auch ein wenig freundlicher als Bummelei. Die Neigung also, lästige Aufgaben auf die lange Bank zu schieben. Eine länderübergreifende Studie der Universität Chicago brachte ans Licht, dass rund 40 Prozent aller Menschen unliebsame Verpflichtungen mehr oder weniger häufig vertagen. Die Hälfte davon derart regelmäßig, dass negative Konsequenzen, etwa im Berufsleben, daraus resultieren.

Nicht, dass Aufschieber faul wären. Im Gegenteil: Sie stürzen sich meist mit Verve auf Ersatzhandlungen, die kurzfristig ein Erfolgserlebnis versprechen. Sie putzen ihre Wohnung, anstatt die Steuererklärung zu erledigen, oder kochen Marmelade, anstatt sich an die Magisterarbeit zu setzen. Sobald sich die Betroffenen aber den eigentlich vorrangigen Aufgaben stellen wollen, verlieren sie den Blick fürs Wesentliche und verzetteln sich – mit dem Ergebnis, dass sie resignieren und sich abermals unwichtigeren Tätigkeiten zuwenden.

Mit Apps den Überblick behalten

Was den Vermeidungsstrategen oft fehlt, ist neben Konzentrationsvermögen und Pragmatismus die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und größere Projekte zu strukturieren. In vielen Fällen kann es schon helfen, sich in einer Liste oder einem Diagramm vor Augen zu führen, welche Aufgaben anstehen, welche davon wirklich wichtig sind und wie sie sich in Teilaufgaben gliedern lassen.

Unterstützung gewähren neben Stift und Papier auch Produktivitäts- und Selbstorganisations-Apps wie digitale Terminkalender, To-do-Listen und Mindmaps, die inzwischen zu Hunderten in Apples Appstore oder bei Google Play erhältlich sind. Eine praktische Angelegenheit, zumal das Smartphone für viele stets griffbereit sein dürfte. Ihre Allgegenwart macht Handys andererseits aber auch zu perfekten Prokrastinationshilfen: eben noch die Mails checken oder ein Selfie posten. Laut einer aktuellen Studie des Marktforschungsunternehmens Yougov widmen zwei Fünftel aller Deutschen ihrem Smartphone mindestens eine Stunde täglich, bei 10 Prozent der Befragten sind es gar drei Stunden und mehr.

Wer seine Arbeitseffizienz mit Apps steigern will, sollte den zeitfressenden Seiten des Smartphones also widerstehen können und sich für Anwendungen entscheiden, deren Layout und Funktionsumfang auf das Nötige reduziert sind. Ansonsten könnte eine App, die als Hilfsmittel gedacht ist, rasch zum aufmerksamkeitsheischenden Spielzeug werden – und damit zu einem weiteren Anlass, die eigentlich wichtigen Dinge aufzuschieben.

Welche App passt zu mir? Diese Übersicht hilft bei der Suche nach dem passenden Organisations-Tool.

Anschaulich: Mindly

Ob Examen, Umzug oder Hochzeit: Aufgaben, die Weitsicht und Ausdauer erfordern, wollen gut strukturiert sein. Das sogenannte Mindmapping, also das Visualisieren von Projektebenen, kann helfen, Marathonaufgaben zu analysieren und in Etappen einzuteilen. Mit der App „Mindly“ lassen sich solche „Gedankenbilder“ leicht anfertigen. Optisch erinnern die Diagramme an die Darstellung eines Sonnensystems: Im Zentrum steht in einem großen Kreissymbol das Gesamtprojekt, das von kreisförmig dargestellten Teilaufgaben umringt wird. Aus diesen lassen sich wiederum weitere Aspekte ableiten, die abermals aufgefächert werden können. Doch Vorsicht: Zu detaillierte Grafiken sind auf einem Smartphone am Ende kaum noch zu entziffern. „Mindly“, für iOS und Android (In-App-Käufe).

Heiß, heißer: Clear

Dank des bestechend aufgeräumten Layouts und der zielgerichteten Arbeitsweise der iOS-App „Clear“ entwickelt der Nutzer ein angenehm pragmatisches Augen-zu-und-durch-Gefühl. Einer Art Hitzeschema folgend, färbt die Anwendung die anstehenden Aufgaben von Hellorange (lauwarm, hat Zeit) bis Glutrot (heiß, höchste Eisenbahn!). Mit wenigen Wischgesten lassen sich die farbigen Balken sortieren, löschen oder mit einer Erinnerungsfunktion versehen – dann gibt die App Laut, wenn der nächste Punkt auf der Liste zu erledigen ist. Auch inhaltlich zwingt „Clear“ zur Reduktion auf das Wesentliche: Pro Eintrag sind maximal 28 Zeichen erlaubt. „Clear“; für iOS und Mac, 4,99 Euro.

Digitaler Zettelkasten: Evernote

Täglich fallen Dinge an, die sich nicht unverzüglich abhaken lassen. Materialien für anstehende Projekte oder Belege, die für die kommende Steuererklärung relevant sind. Die cloudbasierte App „Ever­note“ bietet die Möglichkeit, sowohl Texte als auch Foto-, Video- und Audiodateien auf einem Server abzulegen. Da die Anwendung auch auf Desktop-Rechnern funktioniert, bietet sich „Evernote“ für Anwender an, die ihre Daten häufig zwischen mobilen und stationären Geräten abgleichen. Dank einer ausgefeilten Stichwortsuche, die sogar Handschriften entziffern kann, lassen sich Inhalte schnell wiederfinden. Praktisch: Direkt in der App kann man aus dem Material schnell und unkompliziert Präsentationen erstellen. „Evernote“; für iOS, Android, Mac und PC, gratis (In-App-Käufe).

Peitsche statt Zuckerbrot: Carrot

Die scharfzüngige „Carrot“-App macht aus dröger Pflichterfüllung ein schwarzhumoriges Vergnügen. „Hallo, Faulpelz“, begrüßt sie den To-do-Listen-Neuling zu Beginn – und geizt nicht mit giftigen Kommentaren. Psychologen empfehlen Aufschiebern, sich nach einer erledigten Aufgabe zu belohnen. „Carrot“ hingegen lässt ihre Nutzer nach dem Esel-Karrotte-Prinzip zappeln: heute schuften, morgen (vielleicht) die Anerkennung. Entsprechend unbeeindruckt zeigt sich die App beim Abhaken erster Listen. Nach weiteren absolvierten Aufgaben kommt zögerlich Anerkennung. Erst viele brav erledigte Listen später heißt es, man sei eine „unaufhaltsame Arbeitsmaschine aus der Zukunft“. Ein lang ersehntes, umso süßeres Lob.
„Carrot“; für iPhone, iPad und Mac, 2,99 Euro.

Es geht auch ohne App

In Phasen, in denen Zeit ein kostbares Gut ist, haben Selbstmanagement- konzepte Konjunktur. Drei verbreitete Methoden, ganz ohne digitale Helferlein:

Die ALPEN-Methode ...

... hat nichts mit Gipfelstürmerei zu tun. Hinter den Lettern verbirgt sich folgende Formel:

A = Aufgaben und Termine aufschreiben;
L = Länge der Aktivitäten einschätzen;
P = Pufferzeiten für Störungen und Unwägbarkeiten einplanen;
E = Entscheidung über Prioritäten treffen;
N = Nachkontrolle.

Die 60:40-Methode ...

... folgt einem simplen Prinzip, das vor Überforderung schützen soll: Verplane 60 Prozent deiner Arbeitszeit, der Rest füllt sich von selbst. Zu befürchten steht allerdings, dass der Arbeitgeber nach der 60:40-Methode entlohnt, wenn er dieses Organisationsprinzip spitzkriegt.

GTD: Getting Things Done ...

… ist die wohl bekannteste Selbstmanagementmethode. Sie folgt zwei Grundsätzen. Erstens: Sammle alle Tätigkeiten, die erledigt werden müssen, in einem logischen und vertrauenswürdigen System außerhalb deines Kopfes. Zweitens: Entscheide diszipliniert über jeglichen Input, den du in dein Leben lässt, damit du immer weißt, was der nächste Schritt ist. Die praktische Umsetzung: Pflichten werden erfasst, in Einzelschritte unterteilt, in eine logische Reihenfolge gebracht und abgearbeitet. Dabei werden Aufgaben von Terminen unterschieden, die den täglichen Arbeitsablauf unterbrechen.Tatsächlich ist die GTD-Methode noch weitaus komplexer – so sehr sogar, dass ihre Verinnerlichung und Anwendung einen Gutteil der gewonnenen Zeit auffressen dürfte.

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