Gesonderte Aufbewahrungsfristen gelten für Gewerbetreibende und Selbstständige und Unternehmer. Sie müssen beispielsweise ihre Geschäftsunterlagen wie Bilanzen, Rechnungen und weitere Buchungsbelege zehn Jahre lang aufbewahren. Auch digitale Aufzeichnungen müssen zehn Jahre lang gespeichert werden. Die Aufbewahrungsfrist für empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe beträgt grundsätzlich sechs Jahre.

Für Normalbürger gibt es nur eine wichtige gesetzliche Vorschrift: Für Werklieferungen oder sonstige Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, sind die Zahlungsbelege und Handwerkerrechnungen seit 2004 mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Privatpersonen, die eine Handwerkerrechnung oder einen Zahlungsbeleg nicht während dieser Mindestfrist von zwei Jahren aufbewahren, müssen mit einer Geldbuße bis zu 500 Euro rechnen.

Auch wenn es für alle anderen privaten Unterlagen keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt, empfiehlt es sich, die Unterlagen im eigenen Interesse als wichtiges Beweismittel so lange aufzubewahren, wie die Gefahr besteht, dass Ansprüche aus dem Rechtsverhältnis geltend gemacht werden können oder private Konsumenten selbst Ansprüche, zum Beispiel Gewährleistungsrechte, gegen den Anbieter haben.

„Als Orientierung für die Aufbewahrung von Belegen sollten gesetzliche Normen herangezogen werden“, sagt Kathrin Körber, Rechtsexpertin bei der Verbraucherzentrale Niedersachsen. So gilt für Geldforderungen aus Kaufverträgen oder Handwerkerverträgen die dreijährige Regelverjährungsfrist nach Paragraf 195 BGB, die erst mit dem Jahresende nach dem Verkauf oder der Handwerkerleistung beginnt. Für Gewährleistungsansprüche der Konsumenten gilt hingegen eine kalendermäßig genaue Frist von zwei Jahren, bei Bauwerken von fünf Jahren. Ausnahme ist der Kauf gebrauchter Ware. Hier darf die Gewährleistung vertraglich auf ein Jahr reduziert werden.

Kaufverträge und Kassenbons von Möbeln, Computern und anderen Anschaffungen sollten nicht vor Ablauf der Gewährleistungsfrist oder Garantie weggeworfen werden. Bei wertvollen Gegenständen, die von der Hausratversicherung umfasst werden, sollten die Rechnungen aufbewahrt werden, solange der Gegenstand existiert.

Weil Handwerker bei größeren baulichen Maßnahmen bis zu fünf Jahre lang für Mängel geradestehen müssen, sollten Handwerkerrechnungen auch mindestens so lange aufbewahrt werden. Das ist auch für das Finanzamt wichtig. Es empfiehlt sich, die Rechnungen bis zum Verkauf der Immobilie aufzubewahren, um Instandhaltungen und Investitionen zu dokumentieren.

Um bei Alltagsgeschäften später leichter den Beweis über Zahlungsgrund, Beitragshöhe oder Zahlungszeitpunkt führen zu können, sollten Kontoauszüge drei Jahre lang aufbewahrt werden (Selbstständige zehn Jahre). Nach diesem Zeitraum sind Alltagsgeschäfte in aller Regel verjährt. Für wichtige Rechnungen sollte man die Kontoauszüge länger im Ordner lassen, weil damit Zahlungen dokumentiert werden können, falls andere Unterlagen fehlen.

Falls sich herausstellt, dass die Bank unberechtigt Gebühren abgebucht hat und diese zurückverlangt werden können, gelten bis zu 30 Jahre Gewährleistung, ebenso bei Spar- und Kreditverträgen. Die Geldinstitute speichern zwar die Kontodaten, aber für nachträglich erstellte Auszüge nehmen sie Gebühren.

Steuerrelevante Belege sowie Steuerbescheide sollten zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Denn das ist der Zeitraum, für den das Finanzamt noch Unterlagen fordern kann.

Gehaltsabrechnungen, Studienbescheinigungen, sozialabgabepflichtige Jobs vom Start der Ausbildung, Arbeitsverträge oder Rentenversicherungsnachweise sollten mindestens bis zur Rente archiviert werden. Es sind zwar die entsprechenden Daten auch beim Rentenversicherungsträger gespeichert, aber wenn dort etwas schiefgeht, kann man mit solchen Belegen seine Berufstätigkeit nachweisen.

Forderungen aus Arztrechnungen verjähren nach drei Jahren – beginnend mit Ablauf des Jahres, in dem die Behandlung abgeschlossen wurde. Schadensersatzansprüche wegen falscher Behandlung können dagegen in 30 Jahren verjähren. Daher sind Unterlagen von Ärzten und Behandlungen durchaus länger aufzuheben.

Mietverträge, deren Änderungen sowie Übergabeprotokolle sollten nach Beendigung des Mietverhältnisses bis zur Verjährungsfrist nach drei Jahren aufbewahrt werden. Nebenkostenabrechnungen können, wenn sie bezahlt wurden, in den Reißwolf. Wer allerdings einzelne Posten über Jahre vergleichen will, sollte die Abrechnungen noch ein paar Jahre aufheben.

• Tipp: Bei Dingen, die lebenslang aufbewahrt werden sollten, könnte es sich lohnen, Kopien angefertigt zu haben. Kommt es zu einem Verlust, kann eine Kopie viel Ärger ersparen. Beispiel: Ausweis, Pass Führerschein.

Ingrid Laue