Zu den wichtigen Papieren, die Sie griffbereit haben sollten, gehören diejenigen, die Ihre Person konkret betreffen. Dazu zählen beispielsweise:

• Reisepass
• Geburtsurkunde
• Taufschein
• Familienstammbuch
• Testament
• Vorsorgevollmacht
• Betreuungsverfügung
• Patientenverfügung
• wichtige medizinische Befunde

Auch rund um Ihre finanzielle Situation müssen Sie einige Dokumente aufbewahren. Zum Beispiel folgende:

• Rentenbescheinigungen
• Einkommensbescheinigungen
• Sparbuch
• Auflistung der Konten und der Personen mit Bankvollmacht
• Aufstellung über Wertpapiere

Weiterhin wichtig sind Versicherungspolicen und die Zahlungsbelege über die Versicherungsprämien. Ihr Fahrzeugbrief und Grundbuchauszüge gehören in den wichtigen Ordner. Auch Zeugnisse heften Sie hier ab, ebenso wie laufende Verträge.

Originale und Kopien getrennt voneinander aufbewahren

Fertigen Sie Kopien aller wichtigen Dokumente an und bewahren Sie Originale und Kopien getrennt voneinander auf. Sie wollen Ihre Dokumente digitalisieren? Speichern Sie sich nicht in virtueller Form in der Cloud, sondern auf lokalen Speichermedien wie z.B. einer externen Festplatte. Bedenken Sie dabei, dass Datenspeichergeräte für die elektronische Speicherung nicht ewig halten. Alle paar Jahre sollten Sie die Dokumente neu abspeichern.

Ordner nicht offen stehen lassen

Nachdem Sie alle wichtigen Dokumente in einem oder mehreren Ordnern untergebracht haben, stellen Sie sie an einen bestimmten Platz, den sie langfristig innehaben können. Diesen Platz zeigen Sie einigen Angehörigen oder engen Freunden, damit die wichtigen Papiere im Notfall schnell zur Hand sind.

Notieren Sie zudem Ihre Zugangsdaten und Passwörter für PC und Online-Dienste und verstecken Sie sie gut. Einer Person, der Sie vertrauen, sollten Sie dieses Versteck verraten. Den Namen dieser Person erwähnen Sie auf einem gesonderten Zettel im Ordner.

Sie und Ihre Vertrauten sollten wissen, wo der Ordner steht und er muss schnell griffbereit sein. Allerdings ist es kein kluges Vorgehen, ihn für alle sichtbar und beschriftet in einem offenen Regal aufzubewahren. Allzu leicht kann ein Einbrecher die Gunst der Stunde nutzen und nicht nur Ihre Wertgegenstände und teuren Elektrogeräte, sondern auch Ihre Dokumente stehlen.

Vollmachten und Verfügungen

Haben Sie für den Fall eines Unfalls oder einer schweren Erkrankung eine Betreuungs- und Patientenverfügung und eine Vorsorgevollmacht hinterlassen, damit jemand anderes Ihre Angelegenheiten für Sie regelt, müssen diese Papiere sehr schnell gefunden werden. Dafür melden Sie sie am besten im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer. Unterwegs können Sie diese Information zusammen mit den Kontaktdaten Ihrer Vertrauensperson in einem kleinen Notfallausweis bei sich tragen.